本ページでは自動化機能についてご紹介します。
目次
自動化とは
ある条件に従って、データ入力やメール通知などの事務的な作業を自動で実行する機能です。
例えば、以下のような作業を自動化することができます。
- フェーズが「受注」になったら「受注日」を自動入力する
- フェーズが「失注」になったら「メール通知」を自動で送信する
- 案件の「契約終了日」を入力して更新したら「継続商談」を自動で作成する
具体的な実行可能アクションは以下の通りです。
- 対象レコードを更新 ※条件に指定したレコードと同じデータベースのレコードを更新
- 関連するレコードを更新 ※指定したレコードに紐づいているデータベースのレコードを更新
- 案件を作成
- タスクを作成
- メールの通知
自動化の設定方法
１．自動化の設定画面を開く
２．［＋作成する］をクリックする
３．基本情報を入力して、［次へ］をクリックする
自動化名 ：検索画面で一覧表示される自動化の名称です
対象レコード：自動化を実行するための対象となるレコードを選択します
例）企業、案件、アプローチ結果、案件活動など
ステータス ：有効にした場合は自動化を実行し、未チェックの場合は作動しません
レコード条件：対象レコードがどのように動いたら自動化を実行させるか選択できます
例）案件を作成したときのみ実行したい場合は【レコードが作成されたら実行】
案件が更新されるたびに実行したい場合は【レコードが作成・更新されるたび実行】
再帰実行 ：有効にした場合、自動化を実行後、作成・更新された他の自動化処理を再評価し、再び実行します
その際、無限ループを抑止するため再帰実行は最大5回までとなります
実行条件 ：即時実行するか、指定時間後に実行するか選択できます
４．項目条件を入力して、［次へ］をクリックする
項目条件とは、自動化を実行させるための条件です。３で選択した対象レコードに対して、
どの項目がどのような状態にあるときに自動化を実行させるのかを入力します。
例）「商談フェーズ」が「受注フェーズ」に「一致する」場合に、自動化を発生させる
５．アクションを入力して、［次へ］をクリックする
アクションとは、４で設定した項目条件を満たす際に、実際に自動で実行される行動内容です。
以下のアクションから、実行したい内容を選択します。
例）４の項目条件に一致する場合、アクションから1分後の日時を「受注日」に入力する
６．入力内容を確認して、［登録する］をクリックし完了